Choć faktura wystawiona na osobę prywatną jest dokumentem w pełni prawnym, jej użycie w działalności gospodarczej może wiązać się z ograniczeniami. Sprawdź, jak prawidłowo wystawić taki dokument, kiedy można go poprawić i jakie ma skutki podatkowe.
Czy faktura na osobę prywatną jest ważna?
Faktura może być wystawiona zarówno na firmę, jak i na osobę fizyczną. Dokument ten potwierdza zawarcie transakcji i – by był uznany za ważny – musi zawierać konkretne informacje: datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi, cenę, podatek VAT oraz dane sprzedawcy i nabywcy.
Problem pojawia się wtedy, gdy faktura wystawiona jest na prywatne dane przedsiębiorcy, zamiast na dane jego działalności. W takiej sytuacji dokument nadal istnieje, ale nie może zostać użyty do obniżenia podatku. Aby to naprawić, należy go skorygować – przy drobnych błędach wystarczy nota korygująca, a w przypadku większych – potrzebna będzie faktura korygująca.
Jak poprawić dane na fakturze?
Jeśli faktura zawiera błędne informacje, można je poprawić na dwa sposoby. Pierwszy to nota korygująca, którą wystawia nabywca. Umożliwia ona poprawienie mniejszych pomyłek, jak błędna nazwa ulicy, literówki czy nieścisłości w danych osobowych lub adresowych. Nota jednak wymaga zgody sprzedawcy.
Drugi sposób to faktura korygująca, którą może wystawić jedynie sprzedawca. Taka korekta jest konieczna przy poważniejszych błędach – np. złej stawce VAT, niewłaściwej cenie, czy w przypadku, gdy faktura została wystawiona na inny podmiot niż rzeczywisty kupujący.
Pamiętaj, że tylko poprawnie wystawiona faktura umożliwia jej rozliczenie w kosztach działalności.
Jakie skutki ma faktura na osobę prywatną dla przedsiębiorcy?
Jeżeli przedsiębiorca przez pomyłkę otrzyma fakturę na swoje prywatne dane, a nie na firmowe, nie będzie mógł uwzględnić tego wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Faktura taka nadal będzie ważna jako potwierdzenie zakupu, np. w procesie reklamacyjnym, ale nie pozwoli na odliczenie VAT-u ani obniżenie podatku dochodowego.
Jeśli korekta nie jest możliwa, przedsiębiorca może sporządzić dowód wewnętrzny, by udokumentować wydatek – jednak taka forma nie daje prawa do odliczenia VAT. Podobnie będzie w przypadku, gdy faktura została wystawiona na pracownika firmy – również wtedy nie spełnia ona warunków do odliczenia podatku.
